Del orden de los trabajos a comprobar si podemos ejecutarlos
Ya sabemos qué queremos conseguir con nuestra reforma y hemos construido una secuencia de trabajos para llegar a esos objetivos. Tenemos un Plan Maestro y un Pull Plan que nos muestran qué paquetes necesitamos ejecutar, en qué orden y qué dependencias existen entre ellos.
Pero hay una pregunta que todavía no hemos respondido: ¿podemos ejecutar realmente ese plan con los recursos y el tiempo que tenemos disponibles?
Es una cuestión importante. Una secuencia puede estar perfectamente ordenada sobre el papel y, sin embargo, resultar imposible de cumplir en la obra. Quizá hemos previsto demasiados trabajos para una misma semana, dependemos de una cuadrilla que no puede atenderlos todos o hemos colocado dos oficios en una zona que físicamente no permite trabajar a ambos.
Si no comprobamos estas cuestiones, corremos el riesgo de llevar al Lookahead un plan que ya nace con problemas de capacidad.
Por eso, antes de avanzar, vamos a realizar una comprobación práctica de la viabilidad de nuestro Pull Plan. No estamos incorporando una nueva fase formal al Last Planner System: estamos verificando que la planificación que hemos construido tiene sentido y puede llevarse a la práctica.
1. No confundamos carga de trabajo con duración de la obra
Para empezar, debemos distinguir tres conceptos que suelen mezclarse cuando se planifica una reforma:
- Carga de trabajo: cantidad de trabajo que necesitamos ejecutar, expresada, por ejemplo, en horas-hombre.
- Duración de un paquete: tiempo que necesita una cuadrilla o un equipo para completar un trabajo concreto.
- Duración de la obra: tiempo transcurrido desde el comienzo hasta la finalización de los trabajos, teniendo en cuenta la secuencia, las dependencias, los recursos y los posibles solapes.
En nuestra reforma de 92 m² hemos identificado una carga de trabajo aproximada de 579 horas-hombre y organizado el alcance en 32 paquetes de trabajo.
Sin embargo, esos dos datos no nos dicen cuánto durará la reforma.
¿Por qué? Porque 579 horas-hombre no equivalen automáticamente a 579 horas de calendario. Tampoco podemos dividir esa cantidad entre el número de trabajadores y dar por resuelto el plazo.
Hay trabajos que pueden desarrollarse en paralelo, otros que dependen de que un oficio termine antes de que entre el siguiente y algunos que necesitan tiempos de espera por secado, fraguado o disponibilidad de materiales.
2. Comprobamos cuánto trabajo necesita cada paquete
El siguiente paso es revisar los paquetes del Pull Plan y comprobar si las duraciones que les hemos asignado son razonables.
Para los trabajos propios que tienen una medición y un rendimiento conocido, podemos hacer una estimación sencilla:
Por ejemplo, si una cuadrilla de dos personas coloca 92 m² de solado y su rendimiento previsto es de 12 m² por jornada, necesitará aproximadamente 7,7 jornadas de trabajo.
Esto no significa que el solado vaya a ocupar necesariamente ocho días consecutivos del calendario. Significa que necesitamos reservar alrededor de ocho jornadas de esa cuadrilla para completar el paquete, siempre que las condiciones de ejecución sean las previstas.
La diferencia es importante: una cosa es el trabajo que necesita un equipo y otra el tiempo que transcurre hasta que ese trabajo queda terminado.
No todos los trabajos se calculan de la misma manera
En nuestra reforma tenemos distintos tipos de recursos:
- Cuadrillas propias: albañilería y revestimientos. Sus duraciones se estiman a partir de las mediciones y los rendimientos previstos.
- Empresas instaladoras: electricidad, fontanería, climatización y gas. En estos casos manejamos jornadas totales estimadas para completar cada instalación, que tendremos que contrastar con las empresas responsables.
- Oficios especializados: carpintería, pintura y equipamiento. Cada uno tiene su propia capacidad de producción y disponibilidad.
No debemos aplicar el mismo cálculo a todos. Por ejemplo, las ocho jornadas estimadas para la instalación eléctrica representan una duración total de intervención prevista, no un rendimiento diario que podamos comparar directamente con los metros cuadrados de solado.
Además, algunas instalaciones necesitan varias entradas en obra. La electricidad puede comenzar con el replanteo y las rozas, continuar con las canalizaciones y volver más adelante para el cableado, los mecanismos y las comprobaciones.
Por tanto, no basta con colocar una única tarea llamada «instalación eléctrica» en una semana. Tenemos que representar sus intervenciones en los momentos en los que realmente se necesitan.
3. Comprobamos si los recursos pueden atender la secuencia
Ahora llega una de las comprobaciones más importantes: revisar si los equipos disponibles pueden ejecutar los paquetes en el orden y los plazos previstos.
En nuestra reforma contamos con dos cuadrillas propias diferenciadas:
- Una cuadrilla de albañilería, formada por dos personas.
- Una cuadrilla de revestimientos, también formada por dos personas.
Aunque son equipos independientes, no vamos a considerar que pueden trabajar simultáneamente dentro de la vivienda. La disponibilidad de espacio y la organización de los trabajos hacen que debamos alternar sus intervenciones.
Esto tiene consecuencias directas sobre el plan. No podemos asignar a ambas cuadrillas trabajos que coincidan en el mismo periodo si no existe espacio real para ejecutarlos.
En cambio, las empresas instaladoras y otros oficios especializados pueden intervenir en momentos distintos y, cuando la secuencia técnica lo permite, coincidir con trabajos propios.
La cuestión no es llenar todas las semanas con tareas. La cuestión es comprobar que cada paquete tiene un equipo capaz de ejecutarlo y que ese equipo estará disponible cuando llegue el momento.
Un ejemplo: albañilería, instalaciones y revestimientos
Imaginemos que hemos previsto comenzar los revestimientos de los baños mientras todavía quedan trabajos de albañilería pendientes y el fontanero tiene que completar parte de su instalación.
Sobre el papel podríamos colocar las tres actividades en la misma semana. Pero eso no significa que la secuencia sea ejecutable.
Antes de comenzar los revestimientos necesitamos comprobar, entre otras cosas:
- Que los trabajos de albañilería que afectan a esa zona están terminados.
- Que las instalaciones que deben quedar ocultas se han ejecutado.
- Que las pruebas necesarias se han realizado satisfactoriamente.
- Que los soportes están preparados.
- Que se han respetado los tiempos de secado o fraguado que correspondan.
- Que los materiales están disponibles.
Si alguna de estas condiciones no se cumple, el paquete no está en condiciones de comenzar, aunque figure en el calendario.
Este es precisamente el tipo de problema que queremos detectar antes de avanzar.
4. Detectamos los posibles cuellos de botella
Una vez revisadas las duraciones y la disponibilidad de los equipos, podemos identificar qué trabajos tienen más posibilidades de condicionar el desarrollo de la reforma.
En una obra pequeña, un cuello de botella no tiene por qué ser una actividad especialmente compleja. Puede ser un trabajo que necesita varios días de una cuadrilla, una intervención que solo puede realizar una empresa especializada o una tarea que debe terminar antes de que otros oficios puedan entrar.
En nuestra reforma debemos prestar especial atención a:
- Los revestimientos: necesitan una dedicación importante de la cuadrilla y condicionan la entrada de otros trabajos.
- Las instalaciones: tienen varias intervenciones y algunas deben estar terminadas y comprobadas antes de cerrar rozas o ejecutar revestimientos.
- Los recrecidos y morteros: además de su ejecución, hay que considerar las condiciones de secado necesarias antes de continuar.
- La carpintería y los acabados: deben coordinarse con el estado de la vivienda para evitar daños y repasos.
- La disponibilidad de los equipos externos: una empresa puede tener una duración de intervención reducida, pero no estar disponible exactamente cuando la necesitamos.
Detectar estos puntos no significa que todos vayan a convertirse en problemas. Significa que sabemos dónde debemos prestar más atención al preparar las próximas semanas.
5. Ajustamos el plan antes de avanzar
Si al comprobar las duraciones y los recursos descubrimos que hemos concentrado demasiados trabajos en un mismo periodo, tenemos que revisar el Pull Plan.
Podemos necesitar:
- Cambiar la posición de algún paquete, respetando siempre sus dependencias.
- Repartir un trabajo en varias intervenciones.
- Evitar que dos equipos coincidan en una zona donde no pueden trabajar con normalidad.
- Revisar la disponibilidad de una empresa subcontratada.
- Adelantar una gestión de materiales o una decisión que condiciona el comienzo de un trabajo.
- Revisar el plazo previsto si la capacidad disponible no permite cumplirlo.
No se trata de forzar el plan para que encaje en una fecha que hemos decidido de antemano. Se trata de construir una secuencia que pueda ejecutarse con las condiciones reales de nuestra obra.
Tampoco debemos confundir esta comprobación con la preparación detallada de las próximas seis semanas. Todavía no estamos liberando tareas ni adquiriendo compromisos semanales. Estamos comprobando que la planificación general tiene una base razonable.
6. ¿Qué hemos conseguido con esta comprobación?
Al terminar esta revisión deberíamos tener una visión mucho más clara de nuestra planificación:
- Conocemos la carga de trabajo que representan los paquetes.
- Hemos contrastado las duraciones estimadas con los rendimientos y las empresas responsables.
- Sabemos qué recursos necesitamos y cuándo pueden intervenir.
- Hemos identificado posibles cuellos de botella y conflictos de espacio.
- Hemos detectado las condiciones que pueden impedir que determinados trabajos comiencen.
- Hemos ajustado la secuencia cuando ha sido necesario.
Esto no significa que ya tengamos resuelta toda la incertidumbre de la obra. Habrá cuestiones que todavía no podremos confirmar y otras que dependerán de decisiones, suministros o circunstancias que aparecerán más adelante.
Pero sí hemos conseguido algo fundamental: evitar que el siguiente nivel de planificación se construya sobre una secuencia que no hemos comprobado.
La idea que debemos llevarnos
Un Pull Plan no es viable simplemente porque los trabajos estén ordenados y las dependencias parezcan correctas.
También tenemos que comprobar si disponemos de los equipos, el tiempo y las condiciones necesarias para ejecutar esa secuencia.
En nuestra reforma hemos pasado de un presupuesto a un Plan Maestro, después hemos construido el Pull Plan y ahora hemos revisado si esa planificación puede llevarse a la práctica.
El siguiente paso será mirar hacia delante. Ya no nos bastará con saber qué trabajos forman parte de la reforma: tendremos que identificar qué puede impedir que los trabajos previstos para las próximas semanas estén realmente preparados para comenzar.
En el siguiente capítulo aplicaremos el siguiente paso a nuestra reforma: «Nuestro primer Lookahead: cómo preparamos las próximas seis semanas».