PPC en obra: cómo saber si realmente estamos cumpliendo lo que planificamos
Hemos llegado al final de la semana. El lunes teníamos diez trabajos comprometidos y ahora toca comprobar qué ha ocurrido realmente.
¿Se han terminado los diez?
¿O algunos se han quedado a medias, se han retrasado o directamente no se han podido empezar?
En muchas obras, la planificación termina precisamente aquí: comprobamos lo que se ha hecho y seguimos adelante.
Pero si queremos mejorar nuestra forma de planificar, necesitamos dar un paso más. Tenemos que comparar lo que dijimos que íbamos a hacer con lo que realmente hemos conseguido hacer.
Para eso utilizamos uno de los indicadores más sencillos del Last Planner System: el PPC, Percent Plan Complete, o Porcentaje del Plan Completado.
¿Qué es el PPC?
El PPC mide el porcentaje de compromisos del Plan Semanal que se han completado al finalizar la semana.
La idea es muy sencilla:
PPC = compromisos cumplidos ÷ compromisos previstos × 100
Por ejemplo, si al principio de la semana nos comprometimos a realizar diez tareas y conseguimos completar ocho, nuestro PPC será del 80 %.
Pero aquí aparece algo importante: el 80 % no es ni bueno ni malo por sí mismo.
El verdadero valor del PPC está en lo que hacemos después con ese resultado.
El PPC no mide cuánto hemos trabajado
Este punto es fundamental.
El PPC no nos dice cuántas horas hemos trabajado, cuánto dinero hemos facturado ni cuánto trabajo hemos ejecutado en términos de cantidad.
Tampoco pretende medir el rendimiento individual de un trabajador o de una cuadrilla.
Lo que nos pregunta es algo mucho más concreto:
¿Hemos cumplido los compromisos que nosotros mismos habíamos adquirido para esta semana?
Por eso el PPC está directamente relacionado con el Plan Semanal que vimos en el artículo anterior.
Si no existe un Plan Semanal basado en compromisos reales, el PPC pierde buena parte de su sentido.
Un ejemplo muy sencillo
Imaginemos una reforma en la que el equipo se compromete el lunes con estos ocho trabajos:
- Terminar la instalación eléctrica de la planta baja.
- Finalizar la fontanería del baño.
- Ejecutar el recrecido del patio.
- Terminar el alicatado del baño.
- Montar el techo de pladur del salón.
- Preparar las paredes para pintura.
- Colocar las ventanas de la planta superior.
- Retirar los escombros acumulados.
Llega el viernes y comprobamos que seis de los ocho compromisos se han completado.
El cálculo sería:
6 ÷ 8 × 100 = 75 % de PPC
Tenemos, por tanto, un PPC del 75 %.
Pero decir simplemente «hemos conseguido un 75 %» no nos ayuda demasiado.
La pregunta realmente interesante es:
¿Por qué no se han cumplido los otros dos compromisos?
El verdadero valor del PPC está en los incumplimientos
Supongamos que una de las tareas que no hemos terminado ha sido el montaje de las ventanas.
¿Qué ha ocurrido?
Podemos descubrir que el proveedor no las entregó cuando estaba previsto.
En ese caso, tenemos una información muy útil: el problema estaba relacionado con el suministro.
Ahora analicemos la segunda tarea que no se completó. Quizá se trataba del alicatado del baño.
Al revisar lo ocurrido descubrimos que la instalación de fontanería no estaba terminada cuando debía haberlo estado.
Ya tenemos otro aprendizaje: existía una dependencia entre dos trabajos que no habíamos gestionado correctamente.
El PPC ha pasado de ser un simple porcentaje a convertirse en una herramienta para detectar problemas de nuestro sistema de planificación.
No buscamos culpables
Este es probablemente uno de los aspectos más importantes cuando empezamos a utilizar el PPC.
Si lo utilizamos para señalar a la persona que no ha terminado una tarea, acabaremos generando rechazo.
Imaginemos que una cuadrilla no ha podido realizar un trabajo porque el material no llegó.
¿Tiene sentido decir que la cuadrilla ha fallado?
Probablemente no.
El compromiso no se ha cumplido, pero la causa puede encontrarse en otro punto del proceso.
Por eso, cuando una tarea no se completa, la pregunta debe ser:
¿Qué ha impedido que se cumpliera?
Y no:
¿Quién tiene la culpa?
El objetivo es mejorar el sistema de trabajo, no crear una herramienta de control sobre las personas.
Registrar la causa del incumplimiento
Una forma muy sencilla de empezar es registrar junto a cada tarea no cumplida la causa que ha provocado el incumplimiento.
Por ejemplo:
| Compromiso | Resultado | Causa |
|---|---|---|
| Montar ventanas | No cumplido | Material no entregado |
| Alicatar baño | No cumplido | Trabajo previo sin terminar |
| Recrecido patio | Cumplido | — |
Después de varias semanas empezaremos a detectar patrones.
Y esos patrones son mucho más interesantes que un PPC aislado.
¿Qué nos puede estar diciendo un PPC bajo?
Un PPC bajo puede tener muchas causas diferentes.
Por ejemplo:
- Estamos comprometiendo trabajos que todavía no están preparados.
- No estamos detectando correctamente las restricciones.
- Los trabajos previos no terminan cuando deberían.
- Los materiales no llegan a tiempo.
- Estamos sobrecargando las semanas con demasiados compromisos.
- Las tareas están mal definidas o son demasiado grandes.
- Estamos teniendo problemas de coordinación entre cuadrillas.
- Han aparecido imprevistos que no habíamos detectado.
Por eso no debemos sacar conclusiones simplemente mirando el porcentaje.
Un PPC bajo es una señal para investigar qué está ocurriendo.
¿Y si tenemos un PPC muy alto?
Un PPC alto indica que estamos cumpliendo una gran parte de los compromisos adquiridos.
Pero tampoco debemos convertirlo en una competición para conseguir el porcentaje más alto posible.
Imaginemos que durante varias semanas conseguimos un PPC del 100 %.
Podría significar que tenemos un sistema de planificación muy fiable.
Pero también podría significar que estamos siendo demasiado conservadores y solamente comprometemos tareas muy fáciles de cumplir.
Por eso el PPC debe interpretarse junto con el contexto de la obra y, sobre todo, con las causas de los incumplimientos.
El objetivo no es conseguir un 100 % a cualquier precio
Este es otro error que conviene evitar.
Si convertimos el PPC en un objetivo que hay que alcanzar a toda costa, podemos acabar manipulando el sistema.
Por ejemplo, podríamos empezar a eliminar del Plan Semanal las tareas más difíciles para conseguir mejores porcentajes.
Eso no mejora la obra.
Lo que buscamos es que los compromisos sean realistas, que el trabajo esté preparado y que aprendamos cuando algo no se cumple.
Un PPC del 80 % acompañado de un buen análisis puede enseñarnos mucho más que un 100 % conseguido simplemente planificando muy poco.
El PPC nos ayuda a mejorar la planificación
Imaginemos que durante cuatro semanas registramos los incumplimientos y descubrimos lo siguiente:
- Semana 1: faltó material en dos tareas.
- Semana 2: faltó material en tres tareas.
- Semana 3: faltó material en dos tareas.
- Semana 4: faltó material en tres tareas.
Ya no estamos ante un problema puntual.
Tenemos un patrón.
El problema probablemente no está en que cada semana tengamos mala suerte con los materiales. Tenemos un problema en nuestro sistema de compras, suministro o preparación del trabajo.
El PPC nos ha ayudado a descubrirlo porque hemos dejado de mirar únicamente si una tarea se terminó o no.
El PPC y las restricciones están conectados
A estas alturas podemos ver claramente la relación entre los distintos elementos del Last Planner System.
En el artículo sobre restricciones vimos que debemos detectar con antelación aquello que puede impedir que un trabajo llegue preparado.
En el Plan Semanal decidimos qué trabajos estamos realmente preparados para ejecutar y asumimos compromisos.
Con el PPC comprobamos después si esos compromisos se han cumplido.
Y cuando no se cumplen, analizamos la causa.
Por tanto, tenemos un ciclo:
Preparar → comprometer → ejecutar → comprobar → aprender → mejorar.
Y la siguiente semana volvemos a empezar.
Cómo empezar a utilizar el PPC en una pequeña obra
No hace falta implantar un sistema complicado.
Podemos empezar con una tabla muy sencilla:
| Tarea | Compromiso | Cumplida | Causa si no |
|---|---|---|---|
| Instalación eléctrica | Sí | Sí | — |
| Alicatado baño | Sí | No | Fontanería sin terminar |
| Pladur salón | Sí | Sí | — |
| Montaje ventanas | Sí | No | Proveedor retrasado |
Al finalizar la semana contamos los compromisos cumplidos, calculamos el porcentaje y revisamos los motivos de los incumplimientos.
Eso es suficiente para empezar.
Después podremos ir mejorando el sistema a medida que entendamos qué información nos resulta realmente útil.
Lo importante es observar la tendencia
Un solo dato de PPC tampoco nos dice demasiado.
Lo interesante es observar qué ocurre semana tras semana.
Podemos tener, por ejemplo:
Semana 1 → 65 %
Semana 2 → 72 %
Semana 3 → 78 %
Semana 4 → 82 %
La tendencia nos indica que estamos consiguiendo mejorar la fiabilidad de nuestra planificación.
Pero si tenemos:
Semana 1 → 82 %
Semana 2 → 68 %
Semana 3 → 79 %
Semana 4 → 61 %
tenemos una señal de que algo está afectando a nuestra capacidad de cumplir los compromisos.
De nuevo, el porcentaje nos avisa. El análisis de las causas nos explica qué debemos hacer.
El PPC convierte los problemas en aprendizaje
En una obra siempre van a aparecer problemas.
La diferencia entre una empresa que mejora y otra que repite constantemente los mismos errores está muchas veces en lo que hace después de que aparece el problema.
Si una tarea no se cumple y simplemente la trasladamos a la semana siguiente, probablemente volveremos a encontrarnos con el mismo problema.
Si analizamos qué ocurrió y corregimos la causa, estamos aprendiendo.
Por eso el PPC no debería verse como una herramienta para controlar al equipo.
Es una herramienta para aprender de nuestra propia forma de planificar y ejecutar las obras.
El siguiente paso: mejorar el sistema
Ya tenemos las piezas principales que hemos ido construyendo en este recorrido por el Last Planner System.
Primero vimos cómo funciona el sistema. Después aprendimos a planificar desde el objetivo mediante Pull Planning. Con el Lookahead acercamos el trabajo y detectamos problemas. Después aprendimos a gestionar las restricciones y, finalmente, a convertir el trabajo preparado en compromisos mediante el Plan Semanal.
Ahora el PPC nos permite cerrar el ciclo:
¿Hicimos lo que dijimos que íbamos a hacer?
Y cuando la respuesta es no:
¿Qué podemos cambiar para que la próxima semana tengamos más posibilidades de cumplirlo?
Ahí es donde el Last Planner deja de ser simplemente una forma diferente de hacer una planificación y empieza a convertirse en un sistema de aprendizaje y mejora continua de la obra.
La idea que debemos llevarnos
El PPC nos dice qué porcentaje de los compromisos que adquirimos para una semana hemos conseguido completar. Pero el número no es lo más importante.
Lo realmente valioso es analizar los incumplimientos y descubrir qué está fallando en nuestra forma de preparar, coordinar y ejecutar el trabajo.
Medir el PPC no consiste en demostrar que hemos cumplido. Consiste en descubrir qué tenemos que mejorar para poder cumplir mejor la próxima semana.